Zákoník práce upravuje vedení osobní evidence zaměstnanců u zaměstnavatele.
Zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uzavíraném se zaměstnancem.
Pokud tento vztah skončí, jsou zaměstnavatelé povinni získané údaje, s výjimkou těch údajů, jejichž archivace je jim uložena zvláštním zákonem (o účetnictví, o archivní a spisové službě), zaměstnanci vrátit nebo zlikvidovat (skartovat či smazat). Osobní spis (s výjimkou dokladu o délce zaměstnání, např. kopie zápočtového listu) se ukládá alespoň po dobu 10 let po skončení pracovního poměru. Doklad o délce zaměstnání může v případě absence mzdového listu posloužit alespoň k potvrzení doby zaměstnání pro účely důchodového pojištění, a proto pro něj platí archivační lhůta 20 let.
Materiály vedené v osobním spisu zaměstnance slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele. Zaměstnavatel je povinen zajistit ochranu osobních údajů zaměstnance před neoprávněným přístupem nepovolaných osob nebo zneužitím.
Osobní spis by měl obsahovat následující materiály:
- osobní údaje (žádost uchazeče o zaměstnání, zápočtový list od předcházejícího zaměstnavatele, osobní dotazník, životopis, fotokopie dokladu o dosaženém vzdělání, doklady o dalším vzdělání, vyjádření lékaře ke zdravotní způsobilosti zaměstnance, změny v osobních údajích apod.)
- smlouvy (pracovní smlouva a její dodatky, změny, dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování, dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce, doklad o školení BOZP apod.)
- práce a chování (hodnocení zaměstnance, převedení a přeložení, změna pracovního zařazení, upozornění na nedostatky v práci, stížnosti zaměstnance a jejich vyřízení apod.)
- příjmy a požitky (mzdový nebo platový výměr, evidence o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti, evidence záloh, evidence daní z příjmů ze závislé činnosti, evidence příspěvků na zdravotní a sociální pojištění, evidence jiných pojištění, evidenční list pro důchodové zabezpečení, půjčky a výpomoci apod.)
- pracovní doba (evidence pracovní doby, evidence práce přesčas, evidence pracovní pohotovosti, evidence noční práce, evidence nepřítomnosti v práci, evidence pracovní neschopnosti, evidence o dovolené na zotavenou)
Tento uvedený přehled je jen rámcový a nevyplývá konkrétně z žádného právního předpisu.
Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni – čili zaměstnanci v přímé řídicí linii. Právo nahlížet do osobního spisu má dále orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky,…