Vnitřní předpisy PO s vazbou na účetnictví

3.34.2

Vnitřní předpisy PO s vazbou na účetnictví

Ing. Alena Kochová

Pojem

Vnitřní předpis je písemně vyjádřené pravidlo, které řadíme mezi vnitřní organizační normy. Tyto normy předepisují chování určitého okruhu osob, které mají společné cíle a motivaci, a to v rámci konkrétní organizace. Obecně je úkolem těchto předpisů rozpracovat jednotlivé činnosti a vztahy uvnitř organizace, nastavit jednotný postup při řešení určitých situací a tím zajistit, aby organizační procesy fungovaly pružně a efektivně, a v neposlední řadě v souladu s platnou legislativou.

Dobře zpracované vnitřní předpisy tvoří jeden ze základních předpokladů pro dobré fungování vnitřního kontrolního systému každé organizace, v našem případě vybrané účetní jednotky [dále jen "VÚJ", která je příspěvkovou organizací (dále jen "PO")].

Základní funkcí vnitřního kontrolního systému účetní jednotky je, pokud možno "ex ante":

• zajistit jednotný metodický postup při sledování skutečností, které nastaly v účetní jednotce tak, aby bylo zajištěno zachování stejného postupu a stejného řešení obdobných situací,

• nastavit funkční vnitřní kontrolní systém účetní jednotky,

• předejít možnému vzniku chyb, omylů a nesprávností,

• omezit možnost realizace nestandardních postupů, často vedoucích k podvodům.

Vlastní rozsah pravidel závisí na struktuře účetní jednotky, její velikosti, způsobu řízení atd. A pokud jsou vnitřní předpisy dodržované v průběhu účetního období, pak i kontrola auditora nebo zřizovatele nebo správce daně či jiného dozorového orgánu může probíhat o poznání snáze, protože řada dotazů na metody a způsoby účtování nebo dodržování dalších pravidel je dopředu zodpovězena.

Upozornění:

Pro úplnost je však třeba zdůraznit skutečnost, že pokud účetní jednotka uvede ve svém vnitřním předpisu cokoli, co by bylo v rozporu s obecně platnou právní úpravou, pak je toto ustanovení automaticky neplatné a samozřejmě platí ustanovení platné legislativy.

Ve vnitřních předpisech se objevují časté chyby. Uvedeme nejprve ty společné, další možné chyby vyplývají z následného textu o základních zásadách při tvorbě konkrétních vnitřních předpisů.

• Nejvýraznějším problémem je neexistence aktuálních vnitřních předpisů. Dříve vytvořené vnitřní předpisy nejsou pravidelně aktualizovány při novelách legislativních pravidel, při vnitřních organizačních změnách či změnách některých činností nebo zvolených volitelných postupů.

• Významné problémy a majetkové škody mohou nastat, pokud pro oblasti, které nejsou legislativně přímo upraveny nebo jsou upraveny jen rámcově, vnitřní předpisy zcela chybí, např. pokladní hotovost, hospodaření s vratnými obaly aj. Opakem jsou pak vnitřní předpisy, které zcela mimo rámec všech legislativních požadavků vymezují zcela archaické a obtěžující povinnosti VÚJ, vycházející často z nesprávných a nekvalifikovaných představ o hospodárnosti či účelnosti hospodaření s majetkem (např. stanovování zákazu vyřazování dlouhodobého majetku před dobou dosažení předpokládané "doby životnosti" bez ohledu na aktuální realitu, tj. nefunkčnost či nepotřebnost apod.).

• Často se lze setkat s takovými vnitřními předpisy, ve kterých jsou pouze citovaná ustanovení právních předpisů, někdy i se všemi možnými alternativami, aniž by bylo stanoveno, která z nich má být použita, nebo s odkazy na oblasti, které se v dané účetní jednotce nevyskytují.

• Zásadní chybou jsou i opsané a nekonkretizované tzv. "vzorové vnitřní předpisy – směrnice" jiných účetních jednotek, či typizované vzory bez konkretizace na podmínky dané účetní jednotky.

• Dále ve vnitřních předpisech není sjednoceno názvosloví a výklad pojmů, vyskytuje se používání zastaralých pojmů či vnitřních zkratek, zejména takových, které jsou známy jen úzkému okruhu pracovníků, a vnitřní předpis se tak stává pro ostatní obtížně srozumitelným.

• Nerespektují se změny názvosloví vyplývající z nových právních přepisů nebo jejich novel.

• Vnitřní předpisy postrádají systematičnost a logičnost uspořádání, nejsou uspořádány stručně, jasně, výstižně a přehledně tak, aby byla umožněna snadná orientace.

• Zjevnou chybou jsou jazykové nesprávnosti, tj. vyskytující se gramatické chyby apod.

• Další chybou je nesprávné uspořádání náležitostí, nepřehledné a chaotické číslování a členění.

• Chybou je i absence určení konkrétní osoby zodpovědné za tvorbu a aktualizaci vnitřních předpisů.

Jednou z oblastí, kde se předpokládá i vyžaduje použití vnitřních předpisů, je organizace a zpracování účetnictví. Účetnictví jako ucelený systém informací o účetní jednotce poskytuje ekonomické informace různým skupinám vnitřních i vnějších uživatelů. Správné a srozumitelné nastavení vnitřních pravidel pro vedení účetnictví má pak zásadní význam nejen pro vnitřní řízení organizací, ale i pro povinné výkaznictví v rámci centrálního systému účetních informací státu (Pomocný analytický přehled případně Pomocný konsolidační přehled), dále pak pro dokazování v rámci daňového řízení, resp. při správě daní, a pro další povinnosti spojené například i s čerpáním prostředků z veřejných rozpočtů. Významnou úlohu hraje účetnictví a jeho výstupy též v rámci civilních řízení, exekučních a insolvenčních řízení, správních a trestních řízení.

Při zpracování vnitřních účetních předpisů vychází účetní jednotka z platné legislativy a obecně uznávaných účetních metod a zásad. Jsou to zejména následující legislativní normy:

• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále "zákon o účetnictví" nebo "ZoÚ"),

• zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále "rozpočtová pravidla"),

• zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů (dále "rozpočtová pravidla ÚR"),

• zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále "zákon o finanční kontrole"),

• zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů (dále "zákon o majetku státu"),

• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále "zákon o DPH" nebo také " ZDPH"),

• zákon č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů ve znění pozdějších předpisů, (dále "ZDP"),

• zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále "zákon o rezervách"),

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále "ZP"),

• zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále "OZ"),

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákon, ve znění pozdějších předpisů,

• zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále "DŘ"),

• vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb.,

• účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé VÚJ, (dále "vyhláška"), s vazbou na České účetní standardy pro některé VÚJ, které vedou účetnictví podle vyhlášky (dále "ČÚS"),

• vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě VÚJ a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů, ve znění pozdějších předpisů (dále "technická vyhláška"),

• vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, ve znění pozdějších předpisů (dále "vyhláška o inventarizaci"),

• vyhláška č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých VÚJ, ve znění pozdějších předpisů (dále "vyhláška o schvalování ÚZ"),

• ČÚS pro některé VÚJ, které vedou účetnictví podle vyhlášky, ČÚS č. 701 až č. 710

• vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů,

• vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu, ve znění pozdějších předpisů.

Zákon o účetnictví výslovně stanoví povinnost účetní jednotky mít vnitřní předpis pouze v několika vybraných případech, např. v § 14, § 33a odst. 10 ZoÚ. ČÚS ve svých ustanoveních pak tento okruh poněkud rozšiřují, a z řady ustanovení zákona a vyhlášky tato povinnost vyplývá nepřímo.

Komplex vnitřních účetních předpisů účetních jednotek, které jsou VÚJ typu PO, by měl zahrnovat zejména následující oblasti:

 NahoruZákladní principy účetních agend

Tento základní vnitřní předpis by měl určovat zejména popis způsobu zpracování účetnictví, a to zejména používaný účetní program (software), projekčně programovou dokumentaci, seznam účetních knih, typy a druhy účetních záznamů, druhy a rozsahy číselných řad účetních záznamů, označení středisek, kalkulačních položek, seznam používaných symbolů a zkratek, vazby na závaznou analytiku pro zpracování pomocného analytického přehledu (dále jen " PAP") a způsob jeho zpracování apod. Jedná se o jednu z nejdůležitějších písemností, které popisují základní informace vztahující se ke způsobu nastavení ekonomického informačního systému včetně účetního softwaru v dané účetní jednotce vzhledem k tomu, že v drtivé většině VÚJ se účetnictví zpracovává pomocí výpočetní techniky a příslušného programového vybavení.

 NahoruÚčtový rozvrh, číselníky

Účtový rozvrh, který vždy vychází ze směrné účtové osnovy, musí obsahovat nejen používané účtové třídy a skupiny, syntetické účty, ale i analytické účty.

Příloha č. 7 vyhlášky stanovuje závaznou směrnou účtovou osnovu na úrovni závazně stanovených syntetických účtů. O uspořádání, značení a obsahová náplň syntetických účtů je pak stanovena v Hlavě II (rozvahové účty), v Hlavě III (účty nákladů a výnosů) a v § 47 až 54 vyhlášky č. 410/2009 Sb. (podrozvahové účty). O dalším podrobnějším členění na analytické účty rozhoduje účetní jednotka na základě svých vlastních potřeb při respektování potřeb účetní závěrky a požadavků vyplývajících z platných právních předpisů (viz § 77 a 78 vyhlášky). Základní kritéria pro vytváření analytických účtů jsou pak uvedena v bodě 4. 2. ČÚS č. 701 a v dalších standardech řešících účtování jednotlivých složek aktiv, pasiv, nákladů, výnosů. V bodě 5 ČÚS č. 701 jsou pak stanovena pravidla pro účtování o skutečnostech na podrozvahových účtech. Při vytváření analytických účtů by měla VÚJ přihlížet k požadavkům na vazbu mezi svými analytickými účty a závaznými analytickými účty stanovenými v příloze č. 2a technické vyhlášky, a to pro správné sestavení PAP. Vhodně sestaveným účtovým rozvrhem může být účetnictví poměrně snadno využitelné jak pro zjištění základu daně z příjmů a výpočtu daně i při dodržení základních účetních principů, tak i pro vnitřní řízení.

Za nástroje pro členění syntetických účtů lze považovat i používání číselníků nebo jiných symbolů a zkratek (např. číselník středisek, obchodních partnerů, výkonů, účelů, kalkulačních položek, zakázek či obchodních případů). Nutnou součástí je pak jasně definované obsahové vymezení jednotlivých analytických účtů a současně jejich vazba na knihy analytického členění (např. majetkovou evidenci, skladovou evidenci, evidenci pohledávek a závazků apod.).

Je potřeba zdůraznit důležitou zásadu o tom, že účetní jednotky nesmějí provádět účetní zápisy mimo účetní knihy a nesmějí zřizovat účty mimo účtový rozvrh a účetní knihy.

 NahoruÚčetní záznamy a typy dokladů

• Oběh dokladů a účetních dokladů a jejich přezkušování

VÚJ jako i všechny ostatní účetní jednotky jsou povinny zachycovat veškeré skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví (jedná se o jednotlivé účetní případy) průkaznými účetními doklady a tyto zaznamenávat v účetních knihách. Účetní doklad vzniká vždy v účetní jednotce, která ho vystavuje pro svoji potřebu, tj. k zachycení výše uvedené skutečnosti. VÚJ musí zabezpečit, aby nedocházelo ke ztrátě účetních dokladů, manipulacím s nimi, a aby bylo průběžně zajištěno jejich uložení a následně jejich archivace v předepsaných lhůtách.

Z pohledu organizačního je základním vnitřním předpisem každé účetní jednotky oběh dokladů a účetních dokladů, byť existence tohoto předpisu nevyplývá přímo z právních předpisů v oblasti účetnictví. Avšak jedná se o zcela základní vnitřní předpis, který tvoří páteř a základ fungujícího vnitřního kontrolního systému organizace. Je zcela logické, že pokud účetní pracovník neobdrží relevantní doklad nebo alespoň podklad o skutečnosti, která je předmětem účetnictví (viz § 2 ZoÚ), aby mohl zpracovat účetní doklad a provést účetní zápis, nemá o čem účtovat, neboť o dané skutečnosti se nedozví. Účtárna nezaúčtuje skutečnost, o které se průkazným způsobem nedozví, nebo ji zaúčtuje nesprávně, pokud se o ní dozví v nesprávné nebo neúplné podobě, popř. s větší či menší časovou prodlevou až na základě následných indikací, jakými mohou být např. neidentifikované položky na bankovním výpisu – zejména příjmy, upomínky k zaplacení dluhu, chybějící či přebývající majetek zjištěný při inventuře, apod. Obdobně je tomu u smluvní dokumentace, zápisů ze schvalování účetní závěrky, žalob, rozhodnutí soudů aj. Z těchto dokumentů vyplývají takové vztahy, které vyžadují promítnutí určitých skutečností do účetnictví, aby pak mohly být součástí správné účetní závěrky. Může se jednat např. o dohadné položky, tvorbu rezerv, podmíněné pohledávky či závazky, věcná břemena, opravné položky, způsob rozdělení výsledku hospodaření nebo promítnutí dalších významných skutečností, které by mohly mít i daňový dopad.

Je třeba mít vždy na paměti, že bez vyjasnění obsahu transakce (účetního případu) a důvodu jejího vzniku nelze danou skutečnost správně zaúčtovat.

Oběh dokladů a účetních dokladů musí navazovat zejména na organizační řád, strukturu informačního systému organizace a na projekt a způsob zpracování (vedení) účetnictví. Musí být do něj zakomponovány hlavní zásady vedení účetnictví VÚJ, určení odpovědnosti za správnost účetnictví, úplnost a průkaznost.

Dále musí být stanoveny náležitosti účetních dokladů uvedené v § 11 odst. 1 ZoÚ (bez doplnění těchto náležitostí není např. faktura, pokladní doklad nebo bankovní výpis účetním dokladem), kde bych chtěla zejména upozornit na institut okamžiku uskutečnění účetního případu (viz ČÚS č. 701, bod 6.3). Důležité je ve vnitřním předpisu určit povinnosti a odpovědnosti jednotlivých pracovníků při vyhotovení, přijímání, schvalování, přezkušování, zaúčtování účetních dokladů. Mezi nepovinné náležitosti účetních dokladů (zákon je neuvádí) patří například číslo dokladu (vazba na systém číselných kódů a řad dle způsobu zpracování účetnictví), předkontace, popis účetního případu - skutečnosti, splatnost, smluvní sankce a další skutečnosti prokazující úplnost účetního případu. Další náležitosti se však vyžadují v případě, že účetní doklad je zároveň daňovým dokladem ve smyslu zákona o DPH; zde je třeba respektovat i § 26 až 35a ZDPH.

• Účetní záznamy a typy dokladů typy dokladů tvoří základní informační vstupy do účetního systému

Zde upozorňujeme na to, že jejich neprůkaznost může vést k neprůkaznosti celého účetnictví a tedy i neprůkaznosti účetní závěrky, která pak nepodává věrný a poctivý obraz o stavu aktiv, pasiv a výsledku hospodaření účetní jednotky.

Pro průkaznost účetnictví má význam zejména přezkušování účetních dokladů, a to z hlediska formální a věcné správnosti, zejména uplatňováním principů kontrolních mechanismů předběžné řídící kontroly po vzniku nároku nebo po vzniku závazku, zakotvených v zákonu o finanční kontrole a prováděcí vyhlášce k tomuto zákonu. Tyto postupy musí být ve vnitřním předpise jednoznačně a srozumitelně vymezeny. Věcnou správnost zpravidla ověřují účastníci účetního případu (tj. ti, kteří účetní případ nařídili nebo schválili), kteří plní funkci příkazce operace.

Věcnou kontrolou příkazce operace u operací po vzniku nárok VÚJ na příjem prověřuje správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku VÚJ. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění příjmů opatřený svým podpisem a předá jej se všemi poklady hlavnímu účetnímu k zaúčtování pohledávky a evidenci příjmu.

Věcnou kontrolou příkazce operace u operací po vzniku závazku VÚJ k realizaci výdaje prověřuje správnost určení věřitele výši a splatnosti vzniklého závazku a jeho soulad s individuálním nebo limitovaných příslibem.

Svým podpisem na dokladech pak stvrzuje:

• správnost údajů uvedených na účetním dokladu,

• dodržení kritérií hospodárnosti, efektivity a účelnosti,

• soulad obsahu dokladu s účetním případem,

• potvrzení o přijetí opatření k vyloučení ne zmírnění provozních, finančních právních a jiných rizik,

• spojených se skutečnostmi zachycenými na účetním dokladu,

• oprávněnost uskutečnění účetního případu,

• soulad s právními předpisy a vnitropodnikovými předpisy,

• oprávněnost osoby k nařízení či schválení dané transakce.

Formální kontrola účetních dokladů je obvykle prováděna účetním pracovníkem ve funkci hlavního účetního/hlavní účetní, při které se u operací po vzniku nároku VÚJ na příjem ověřuje:

• úplnost náležitostí na účetním dokladu (§ 11 odst. 1 ZoÚ),

• soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění příjmů VÚJ s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,

• správnost určení dlužníka, výše a splatnost vzniku nároku na příjem,

• správnost součtů, výpočtů, náležitostí daňového dokladu dle zákona o DPH apod.

Formální kontrola hlavního účetního/hlavní účetní u operací po vzniku závazku VÚJ se týká:

• úplnosti náležitostí na účetním dokladu (§ 11 odst. 1 ZoÚ),

• souladu podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby VÚJ s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,

• souladu údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku VÚJ,

• podle označení na pokynu příkazce operace ověření zda se jedná o operaci s individuálním nebo limitovaným příslibem včetně příslušného období,

• správnosti součtů, výpočtů, náležitostí daňového dokladu dle zákona o DPH apod.

Povinnost účetní jednotky stanovit vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny, je stanovena v § 33a odst. 10 ZoÚ.

Významnou součástí interního předpisu o oběhu dokladů musí být i vymezení všech okamžiků uskutečnění účetních případů (určuje se s přesností na dny) týkajících se účetní jednotky; tento okamžik může (ale nemusí) být totožný s okamžikem vyhotovení dokladu podle § 11 odst. 1 písm. d) ZoÚ.

Okamžik uskutečnění účetního případu je z účetního i daňového hlediska významným okamžikem, samozřejmě se zvláštním zřetelem na přelomu účetních období. Účetní pravidla vymezují tento okamžik pouze na některých příkladech (např. ČÚS č. 701 Účty a zásady účtování na účtech bod 6.3). Lhůty vymezené v oběhu účetních dokladů však nemohou být v rozporu s § 6 odst. 1 a 2 ZoÚ; tzn., že nastal-li okamžik uskutečnění účetního případu, jsou z hlediska účetnictví irelevantní jakékoliv subjektivní lhůty vymezené vnitřním předpisem účetní jednotky pro zaúčtování účetních případů.

• Systém označování účetních záznamů,

číselných symbolů a systém ukládání účetních dokladů sice přímo nevyplývá z obecných předpisů v oblasti účetnictví, avšak je základem pořádku, bez kterého nelze účetní práce řádně provádět, a v neposlední řadě slouží pro rychlou orientaci všech vnitřních i vnějších uživatelů výstupů z účetnictví a je nástrojem pro prokázání úplnosti účetních dokladů.

Účetní doklady se zpravidla řadí chronologicky v rámci určitého věcného třídění a označují se vnitřním jedinečným identifikačním kódem. Nezbytnou etapou je proto třídění účetních dokladů, tzn. vytvoření stejnorodých skupin účetních dokladů podle obsahu. Jedním z příkladů je třídění na např. přijaté doklady tj. faktury a daňové doklady, vydané doklady tj. faktury a daňové doklady, příjmové a výdajové pokladní doklady, bankovní výpisy, vnitřní doklady atd. Případně je možné třídit podrobněji, např. přijaté faktury podle druhu měny, podle charakteru pořízení věcí nebo služeb na provozní a investiční, provozní dále na nákup materiálu, služeb, energií atd. Roztříděné doklady se očíslují podle stanovených jednoznačných kódů (např. číselných řad), a tak získají jedinečný identifikátor pro konkrétní doklad v daném účetním období.

Vhodně zvolené vnitřní označování prvotních dokladů (rozumí se souvislou číselnou řadou), i když je zákon výslovně nestanoví, je jednou z podmínek prokázání, zda účetní jednotka zaúčtovala v účetním období všechny účetní doklady, které měla zaúčtovat a na kterých byly zachyceny všechny účetní případy – skutečnosti příslušného účetního období a tím naplnila princip úplnosti účetnictví, a to jednak pro vlastní pracovní proces v účetnictví, a jednak pro archivaci účetních dokladů. Při chybějícím čísle dokladu v souvislé číselné řadě je vhodné do založených účetních dokladů vložit poznámku o příčině absence dokladu (např. vrácená faktura, omyl, atd.). V případě duplicitního čísla dokladu je nutné také uvést vysvětlení, neboť jinak zpravidla tento fakt znamená, že doklad je zaúčtován vícekrát a tato skutečnost nám avizuje možnou chybu, kterou je nutno neprodleně opravit.

• Formy účetních záznamů

V souladu s § 33 ZoÚ mohou mít účetní záznamy formu:

1. listinnou - účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
2. technickou - účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písm. a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
3. smíšenou - účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Při převodu účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě.

Účetní jednotka musí zaručit trvalost a čitelnost veškerých účetních záznamů.

• Požadavky na průkaznost účetního záznamu

definuje ustanovení § 33a ZoÚ. Podpisový záznam podle tohoto ustanovení je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis podle zvláštního právního předpisu (§ 5 až 7 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ve znění pozdějších předpisů) anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. Při tom má účetní jednotka stanovit vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob vztahující se v této účetní jednotce k připojování podpisového záznamu (§ 33a odst. 10 ZoÚ). Při přenosech účetních záznamů a jejich zpracování je nezbytné identifikovat dané technické zařízení, případně fyzickou osobu, která je odpovědná za zaúčtování nebo přenos dat. V takovém případě je nezbytné opět zaručit, aby nedošlo k používání daného zařízení jinou osobou a nedošlo tak bez jejího vědomí nebo s jejím vědomím ke zneužití připojování jednoznačného identifikačního záznamu.

• Ukládání, archivace a skartace účetních písemností a záznamů na technických nosičích, trvalost účetních záznamů

Při zpracování tohoto vnitřního předpisu je nezbytné, aby účetní jednotka vycházela ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a o spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a ze zákona o účetnictví, resp. dalších předpisů (např. zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). V úvahu je potřeba vzít také komplex daňových předpisů (především zákona o DPH), a seznámit se s dobou úschovy daňových dokladů. Zákon o účetnictví obsahuje termíny pro úschovu účetních záznamů v § 31 a 32 ZoÚ.

U zakladatelských dokumentů, stanov, jednacích řádů, výročních zpráv, auditů, zápisů z jednání nejvyššího orgánu včetně příloh, smluv o převodech vlastnického práva k nemovitostem a listin osvědčujících přechod vlastnického práva k nemovitostem, apod., neexistuje skartační lhůta, a subjekt si je ponechává po celou dobu své existence; v případě jeho zániku a likvidace řeší skartaci a výběr archiválií až prostřednictvím likvidátora nebo zřizovatele.

Na závěr tohoto tématu podotýkáme, že podle § 8 odst. 1 ZoÚ je zřejmá povinnost, aby účetní jednotka zajistila trvalost účetních záznamů (účetním záznamem se stávají veškeré dokumenty, na kterých jsou zaznamenány skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví); z § 8 odst. 6 ZoÚ lze vyvodit, že trvalost účetních záznamů je vázána především na dobu jejich úschovy vymezenou zákonem o účetnictví, resp. v souladu s § 31, § 32 a § 33 odst. 3 a 7. Při preferenci digitální formy archivace je třeba mít na paměti, že po celou dobu, po kterou se musí doklady archivovat, musí se rovněž archivovat software a hardware nutný k zobrazení archivovaných dokladů a dokumentů, nebo provádět transformaci dat do následných programů a technologií. Řešením je přirozeně i možnost mít veškeré účetní záznamy v papírové formě.

 Nahoru Vnitřní předpis o pořizování, evidenci a vyřazování a zásady účtování o dlouhodobém nehmotném a hmotném majetku a jeho oceňování

Součástí tohoto vnitřního předpisu účetní jednotky musí být postupy účtování o dlouhodobém majetku, především v závislosti na tom, zda se jedná o úplatné pořízení nebo bezúplatné nabytí. U úplatného pořízení (tj. nákup, vlastní výroby a směna) se zejména jedná o zachycení a postupného vytváření pořizovací ceny, resp. vlastních nákladů, a to vždy prostřednictvím samostatného uspořádacího účtu účtové skupiny 04 – pořízení dlouhodobého majetku. U bezúplatného nabytí (tj. převody mezi VÚJ, dary, nálezy při inventarizaci apod.) se jedná o zachycení…