Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

PŘEVEDENÍ MZDOVÉ AGENDY NA EXTERNÍHO DODAVATELE Z POHLEDU ZÁKONA O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

14.4.2009, , Zdroj: Verlag Dashöfer

     Z mých zkušeností vyplývá, že zaměstnavatelé stále častěji začínají využívat služeb externích mzdových účtáren, místo aby mzdovou agendu realizovali prostřednictvím svých kmenových pracovníků. S ohledem na současnou ekonomickou situaci, která ještě zvyšuje snahu o snížení nákladů, lze předpokládat, že k převádění mzdové agendy bude docházet i v dalším období.

     Ze zákona o ochraně osobních údajů (zákona č. 101/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů; dále jen „ZoOU“), který je primárním právním předpisem upravujícím tuto oblast, vyplývá, že při nakládání s osobními údaji - což plně dopadá i na nakládání s údaji zaměstnanců v souvislosti se mzdovou agendou - musí zaměstnavatel (dle terminologie ZoOU tzv. správce) splnit určité povinnosti vůči samotným zaměstnancům (z pohledu ZoOU se jedná o tzv. subjekty údajů). Při převedení mzdové agendy na externího dodavatele je dále třeba zkoumat, zda ZoOU nestanoví zaměstnavateli určité povinnosti i vůči této třetí osobě (která je označovaná jako tzv. zpracovatel).

POVINNOSTI VŮČI ZAMĚSTNANCŮM

     Na úvod je vhodné poznamenat, že zpracování mezd zaměstnanců nepochybně spadá do povinného nakládání s osobními údaji. Každý zaměstnavatel musí zpracovávat určité údaje zaměstnanců (zejména jejich jméno a příjmení, výši základní a dalších složek mzdy, detaily docházky a absence zaměstnance, číslo bankovního účtu apod.), aby mohl dostát své základní povinnosti vůči zaměstnancům vyplývající ze zákoníku práce (viz § 38 odst. 1 písm. a) zákona č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů), kterou je poskytování mzdy za jimi vykonanou práci.

     Tato okolnost má zásadní vliv na oblast nakládání s osobními údaji zaměstnanců v rámci mzdové agendy. Především z ní vyplývá, že zaměstnavatel nepotřebuje ke zpracování údajů pro mzdové účely souhlas zaměstnanců (viz § 5 odst. 2 písm. a) ZoOU). Výjimka z obecné zásady zpracovávání osobních údajů pouze se souhlasem zaměstnance (subjektu údajů) platí bez ohledu na to, zda ke zpracovávání mezd dochází kmenovými pracovníky nebo zda zaměstnavatel využije služeb třetí osoby (externího dodavatele služeb v oblasti mzdové agendy). Samotní zaměstnanci proto nemohou převedení mzdové agendy bránit. Z důvodu neexistence požadavku na souhlas nepřipadá pochopitelně v úvahu ani jeho odvolání. Pokud by byl souhlas „nadbytečně“ udělen (s čímž se lze někdy v praxi setkat), bylo by pak jeho odvolání neúčinné a zaměstnavatele by nijak neomezovalo. Pokud by pro zaměstnance bylo vedení mzdové agendy, respektive s ní související nakládání s osobními údaji, ze strany externího dodavatele nepřípustné, nezbývalo by jim nic jiného než rozvázat pracovní poměr výpovědí, případně dohodou se zaměstnavatelem.

     V každém případě ale platí, že zaměstnanci musejí být o převedení mzdové agendy externímu dodavateli informováni (musejí být informováni o nakládání s jejich údaji ze strany externího dodavatele). Přesný obsah informace, kterou musejí zaměstnanci obdržet, je stanoven v § 11 odst. 1 ZoOU. Dle tohoto ustanovení je zaměstnavatel povinen zaměstnance informovat o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny. Zaměstnanec by tak měl dostat informaci, s jakými osobními údaji bude externí dodavatel v rámci mzdové agendy nakládat, respektive že s osobními údaji budou nakládat jeho pracovníci, a to buď v elektronické, nebo manuální (listinné) databázi. Dalším osobám by údaje neměly být zpřístupněny (pokud pro to nebude zákonný důvod, například policejní vyšetřování apod., popřípadě jestliže se na tom zaměstnavatel a externí dodavatel nedohodnou). Informační ­ povinnost by se na zaměstnavatele nevztahovala, pouze pokud by zaměstnancům byly tyto informace již známy, což ale v případě „nového“ rozhodnutí zaměstnavatele o převedení mzdové agendy nebude připadat v úvahu.

     V ustanovení § 11 odst. 2 ZoOU je dále uvedeno, že pokud zaměstnavatel zpracovává osobní údaje získané od zaměstnanců, musí je při shromažďování osobních údajů poučit, zda je poskytnutí osobních údajů povinné či dobrovolné. Jde-li o povinné zpracování, musí být o tom zaměstnanci informování a dále musejí být poučeni o následcích odmítnutí poskytnutí osobních údajů. V případě předání mzdové agendy tato povinnost na zaměstnavatele nedopadá, respektive tato povinnost měla být splněna již při shromažďování osobních údajů v počátku trvání pracovního poměru (v praxi se nevyžaduje, aby k poučení docházelo při každém shromažďování údajů, tedy při každém zjišťování docházky a výše mzdy za předchozí měsíc za účelem zpracování jednotlivé mzdy).

     Zákon nepožaduje, aby byly povinné informace předány zaměstnancům v písemné podobě. Písemnou formu ale lze pro vyloučení sporů se zaměstnanci, a rovněž pro prokázání splnění informační povinnosti pro případ kontroly Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) doporučit. Upozorňuji, že nesplnění informační povinnosti, stejně jako dalších