I mistr tesař se utne... - Chyby a jejich opravy ve mzdové účtárně

     Mzdová agenda patří mezi nejsložitější činnosti v oblasti účetnictví, protože vyžaduje dokonalé znalosti ve sféře zdanění příjmů fyzických osob, zdravotního pojištění, nemocenského pojištění, důchodového pojištění a rozsáhlé znalosti v oblasti pracovního práva a odměňování zaměstnanců. Cílem tohoto článku je seznámit mzdové účetní s právy a povinnostmi v případě chyby, která vznikla pochybením zaměstnance nebo zaměstnavatele, a upozornit na některé podstatné postupy stanovené zákonnou úpravou.

     V praxi se stává, že mzdová účetní srazí vyšší nebo nižší zálohu na daň z příjmů, než měla, případně vyšší nebo nižší srážkovou daň. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), stanoví, jak postupovat při přeplatcích a nedoplatcích na záloze daně (§ 38i) a při přeplatcích a nedoplatcích na dani (§ 38d odst. 8).

     Jestliže zaměstnavatel srazil zálohu na daň nižší, než měl, rozdíl srazí ze mzdy neprodleně, nejpozději však do 31. března následujícího roku (bez souhlasu zaměstnance). Pokud srazí na záloze více, než měl, rozdíl vrátí poplatníkovi okamžitě, nejpozději však do 15. února následujícího roku.

     U zaměstnanců, kterým se vystavuje potvrzení o výši příjmů ze závislé činnosti, sražených zálohách na daň a daňovém zvýhodnění, je nutné, aby se příslušné změny promítly do vystaveného potvrzení. Bylo-li již potvrzení vydáno, je nutné vystavit nové potvrzení s novými údaji. Proto je také vrácení zálohy na daň umožněno pouze do 15. února následujícího roku, kdy končí lhůta pro podání žádosti o provedení ročního zúčtování.

     Nedoplatek na záloze daně může zaměstnavatel vybrat bez souhlasu zaměstnance až do 31. 3. následujícího roku, pokud ještě trvá pracovněprávní vztah a zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci nějakou mzdu, nebo zaměstnání již skončilo, ale zaměstnavatel vyplácí ještě nějaké doplatky mezd, z nichž lze nedoplatek srazit. Pokud vydal „Potvrzení o sražených zálohách“, je nutné vystavit nové „Potvrzení“. Není-li takových mzdových doplatků a je-li nedoplatek na záloze daně vyšší než 100 Kč a zaměstnavatel i zaměstnanec se již nemohou dohodnout na úhradě daňového nedoplatku, zašle zaměstnavatel potřebné doklady o rozdílu a výši nedoplatku finančnímu úřadu příslušnému podle bydliště poplatníka k dalšímu řízení do 30 dnů ode dne, kdy zjistí, že nedoplatek nelze z poplatníkovy mzdy srazit, avšak pouze v případě, že k chybě došlo vinou poplatníka. V případě chyby mzdové účetní je možné bývalého zaměstnance požádat o vrácení nedoplatku. Pokud však rozdíl neuhradí, je nutné neprodleně nedoplatek na záloze odvést správci daně.

     V § 38i ZDP je stanoveno právo plátce:

1. Pokud zaměstnavatel poskytl zaměstnanci nižší daňové zvýhodnění, než měl, může mu vyplatit vzniklý rozdíl na daňovém zvýhodnění, jestliže neuplynuly 3 roky od konce zdaňovacího období, v němž bylo daňové zvýhodnění nesprávně poskytnuto.

2. Poskytl-li zaměstnavatel ve zdaňovacím období zaměstnanci měsíční daňové zvýhodnění nižší, než měl, může mu vyplatit rozdíl na daňovém zvýhodnění v následujícím měsíci, nejpozději však do 15. února následujícího roku. O dodatečně vyplacenou částku na daňovém zvýhodnění sníží zaměstnavatel nejbližší odvod záloh na daň.

3. Pokud zaměstnavatel poskytl zaměstnanci daňové zvýhodnění vyšší, než měl, může mu přeplatek na daňovém zvýhodnění dodatečně srazit, pokud neuplynulo 12 měsíců od doby, kdy bylo daňové zvýhodnění nesprávně poskytnuto. Jestliže k přeplatku na daňovém zvýhodnění došlo vinou poplatníka, může být dlužná částka na daňovém zvýhodnění spolu s příslušenstvím (penále) dodatečně sražena ve lhůtě do 3 let od konce zdaňovacího období, v němž k neoprávněnému daňovému zvýhodnění došlo.

4. Poskytl-li zaměstnavatel ve zdaňovacím období zaměstnanci měsíční daňové zvýhodnění vyšší, než měl, může dlužnou částku na daňovém zvýhodnění dodatečně srazit nejpozději do 31. března následujícího roku. Nemůže-li zaměstnavatel dlužnou částku na daňovém zvýhodnění a slevy na dani vybrat proto, že zaměstnanci již žádnou mzdu nezúčtovává, nebo proto, že již nelze zaměstnanci podle obecně závazných právních předpisů srážku provést, vybere rozdíl finanční úřad příslušný podle bydliště zaměstnance, ale pouze v případě, že došlo k neoprávněnému daňovému zvýhodnění vinou poplatníka. Zaměstnavatel zašle doklady o výši nedoplatku, přesáhne-li jeho výše 100 Kč, a to ve lhůtě do 30 dnů ode dne, kdy zjistí, že přeplatek na daňovém zvýhodnění nelze ze mzdy poplatníka srazit.

     Po provedení ročního zúčtování se zálohy na dani stávají daní za příslušné zdaňovací období. Pokud se zjistí, že zaměstnanci bylo na daňové záloze sraženo více, než mělo být, vrátí se mu přeplatek na záloze daně nejpozději při zúčtování mzdy za březen, jestliže je vyšší než 50 Kč.

     Pokud je daň nižší, než měla být z viny zaměstnance, lze rozdíl srazit ze mzdy do 3 let od konce roku, v němž k nesprávné srážce daně došlo. U těch, kteří žádají o provedení ročního zúčtování, jde o 3 roky následující po roce, v němž se roční zúčtování provedlo. Pokud je zaměstnavatel oprávněn srážku provést, ale zaměstnanci již nic nevyplácí nebo nelze zaměstnanci nic srazit z důvodu nízkého příjmu (podle občanského soudního řádu již nelze nic srazit), oznámí do 30 dnů ode dne, kdy výši nedoplatku zjistil, tuto skutečnost finančnímu úřadu podle bydliště zaměstnance, jestliže nedoplatek činí více než 100 Kč.

     Jestliže nedoplatek na dani zavinil zaměstnavatel, může daň srazit dodatečně ze mzdy, jen pokud neuplynulo 12 měsíců od doby, kdy byla daň nesprávně sražena.

     O přeplatky, respektive doplatky daně (nikoliv srážkové daně) nebo přeplatky, respektive doplatky daňových záloh, popřípadě na daňovém bonusu snižuje, respektive zvyšuje zaměstnavatel nejbližší odvod daňových záloh.

     V případě, že zaměstnavatel zálohovou daň neodvádí, respektive její výše je tak nízká, že nelze uplatnit přeplatky na dani, požádá správce daně o vrácení přeplatku na dani.

     Jde o daňový režim „15 % do 5 000 Kč“ hrubého v kalendářním měsíci a daňový režim ve výši 15 % z odměn členů statutárních a dalších orgánů právnických osob, kteří jsou daňovými nerezidenty.

     Přeplatek na srážkové dani se vrátí poplatníkovi, pokud neuplynuly 3 roky od konce kalendářního roku, v němž k nesprávné srážce došlo. Nedoplatek lze bez souhlasu zaměstnance srazit ze mzdy jen do 12 měsíců po výplatě, ze které byla sražená daň nižší, než měla být, nebo nebyla vůbec sražena.

     O přeplatky srážkové daně vrácené zaměstnancům sníží zaměstnavatel nejbližší odvod srážkové daně.

     V případě, že zaměstnavatel srážkovou daň již neodvádí, musí záležitost vyřídit se správcem daně a požádat o vrácení srážkové daně.

     Při výpočtu zdravotního pojištění může dojít jak k nedoplatku pojistného, tak i k přeplatku. Pokud je nedoplatek zjištěn zaměstnavatelem, je nutné co nejdříve dlužné pojistné doplatit, aby penále vázané na nedoplatek pojistného bylo co nejnižší.

     K nedoplatku mohou vést tyto chyby:

• zaměstnavatel vypočítá pojistné chybně a odvede nižší pojistné, než by skutečně měl. V tomto případě se jedná o chyby z nedbalosti nebo z titulu neznalosti zákonných ustanovení.

• zaměstnavatel neodvede pojistné včas buď z důvodu nedbalosti, či z titulu platební neschopnosti;

• zaměstnavatel neplatí pojistné vůbec nebo po delší dobu přesahující jeden měsíc. Takové jednání se bude posuzovat jako úmyslné závažné porušení povinností při placení pojistného.

• zaměstnavatel nepřihlásí své zaměstnance k pojištění a z jejich příjmů též neodvádí pojistné. I tento případ se bude posuzovat jako úmyslné porušení povinností při placení pojistného.

• zaměstnavatel v důsledku chyby zaměstnance či mzdové účetní odvádí pojistné do jiné zdravotní pojišťovny. Takové pochybení je posuzováno ze strany zdravotní pojišťovny jako chyba z nedbalosti.

     Dojde-li k nedoplatku pojistného v důsledku chybné platby, zaměstnavatel „pouze“ uhradí doplatek pojistného a neopravuje „Přehledy o platbě pojistného“, protože v nich uvedl správné údaje.

     Došlo-li k nedoplatku chybným výpočtem pojistného nebo odvodem pojistného jiné zdravotní pojišťovně, vyžadují zdravotní pojišťovny opravit „Přehledy o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem“ za všechny měsíce, jichž se opravy týkají. Jedná se tedy o opravy pojistného a vyměřovacích základů zaměstnanců pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny. Podle platné zákonné úpravy však zaměstnavatel není povinen přehledy opravovat.

     Výše penále za nedoplatky a opožděné úhrady plateb činí od 1. 5. 1995 do 31. 12. 2006 0,1 % z dlužné částky za každý den prodlení, od 1. 1. 2007 činí penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Penále si může zaměstnavatel vypočítat sám, nebo vyčká na vyměření skutečné výše penále příslušnou zdravotní pojišťovnou. Penále z penále již neplyne. Dlužné pojistné i penále je zdravotní pojišťovna povinna po plátci pojistného vymáhat.

     Pokud penále vznikne vinou zaměstnance například tím, že opomenul oznámit změnu zdravotní pojišťovny, má zaměstnavatel právo vymáhat penále na zaměstnanci. Jestliže chyba vznikne z nedbalosti mzdové účetní, je na rozhodnutí zaměstnavatele, zda bude penále vymáhat na účetní či nikoliv.

     Zaměstnavatel má právo proti rozhodnutí zdravotní pojišťovny (zpravidla vyjádřené platebním výměrem ve správním řízení) podat odvolání nebo žádost o odstranění tvrdosti. Zatímco odvolání se týká řešení formálních nedostatků a faktické správnosti, odstraněním tvrdosti může být sníženo penále nebo zcela prominuto. Lze též žádat o odstranění tvrdosti prominutím přirážky k pojistnému nebo pokuty. Žádost o odstranění tvrdosti musí být podána do 15 dnů od písemného doručení platebního výměru. Ve výjimečných případech, kdy se objeví nové skutečnosti, které plátce pojistného nemohl do dne nabytí právní moci rozhodnutí uplatnit, lze podat žádost o odstranění tvrdosti nejpozději do 3 let od nabytí právní moci rozhodnutí. Současně musí být splněny i další podmínky:

• zaměstnavatel (nebo jiná oprávněná osoba) musí podat písemnou žádost,

• žádost musí být podána nejpozději do 15 dnů od písemného doručení platebního výměru, kterým bylo penále předepsáno (výjimka do 3 let uvedena výše),

• musí být uhrazeno běžné pojistné.

     U penále do 20 000 Kč rozhoduje sama zdravotní pojišťovna. V případě penále nad 20 000 Kč rozhoduje Rozhodčí orgán zdravotních pojišťoven. Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, v § 53a odst. 3 vylučuje možnost odstranění tvrdosti zákona v těchto případech:

• není předem uhrazeno pojistné splatné do vydání rozhodnutí o prominutí penále, přirážka k pojistnému nebo pokuty,

• na plátce již byl podán insolventní návrh,

• plátce vstoupil do likvidace.

     Právo předepsat dlužné pojistné (a tedy i penále) se promlčuje do 5 let ode dne splatnosti pojistného.

     Přeplatek pojistného může vzniknout početní chybou, chybným přepisem čísla, vyšším odvodem v důsledku neznalosti právních předpisů, případně odvodem pojistného do jiné zdravotní pojišťovny než té, u které je zaměstnanec pojištěn, a to jak pozdním oznámením změny pojišťovny pojištěncem, tak chybou mzdové účetní, která změnu nezaregistrovala.

     Má-li tedy zaměstnavatel přeplatek u zdravotní pojišťovny, postupuje takto:

1. zaměstnavatel zná přesnou částku přeplatku a o správnosti výpočtu pojistného není pochyb. Pak může při příští platbě (při příštích platbách) snížit odváděné pojistné o zjištěný přeplatek. Pro účely kontrolního orgánu zdravotní pojišťovny je však nutné vést průkaznou evidenci o provedených opravách a při kontrole doložit veškeré dokumenty opravňující zaměstnavatele k takovému postupu. Upozorňujeme, že tyto opravy se musí promítnout do „Přehledu o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem“, a dochází-li ke snížení pojistného, musí být o příslušnou částku snížen i úhrn vyměřovacích základů. V případě, že je přeplatek několikanásobně vyšší než měsíčně odváděné běžné pojistné, nemusí zaměstnavatel třeba i několik měsíců toto pojistné platit.

   Příklad č. 4

   Zaměstnavatel odvedl vyšší pojistné o 2 500 Kč v důsledku početní chyby mzdové účetní, a to za měsíc prosinec 2009. V měsíci lednu 2010 sníží odvod pojistného o tuto částku a též musí snížit úhrn vyměřovacích základů o 18 519 Kč (2 500 : 13,5 % = 18 519 Kč).

2. Zaměstnavatel nemůže stanovit správnou výši přeplatku. V takovém případě musí písemně požádat příslušnou zdravotní pojišťovnu o vrácení přeplatku. Zdravotní pojišťovna však přeplatek vrátí zpravidla až na základě provedené kontroly. Přeplatek pojistného je zdravotní pojišťovna povinna vrátit do jednoho měsíce ode dne jeho zjištění, pokud není jiného splatného závazku vůči zdravotní pojišťovně.

     Má-li zaměstnavatel vůči zdravotní pojišťovně více splatných závazků, je zákonem stanoveno pořadí pro jejich splácení (viz § 15 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, dále jen „ZoPVZP“):

1. pokuty,

2. přirážka k pojistnému,

3. nejstarší nedoplatky pojistného,

4. běžné platby pojistného,

5. penále.

     Pro předkládání „Přehledu o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem“ je stanovena lhůta do 20. kalendářního dne měsíce následujícího. Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní a ani ve lhůtě, kterou stanoví zdravotní pojišťovna, „Přehled“ nepředloží, může mu zdravotní pojišťovna stanovit rozhodnutím tzv. pravděpodobnou výši pojistného, pokud byl zaměstnavatel v zaslané výzvě na tento následek upozorněn.

     Při stanovení pravděpodobné výše pojistného vychází pojišťovna z počtu zaměstnanců pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny a k výše průměrné mzdy v regionu a v daném odvětví. Pokud nelze takto určit pravděpodobnou výši příjmů zaměstnance, stanoví se měsíční příjem jako 1,5 násobek všeobecného vyměřovacího základu za kalendářní rok, který o dva roky předchází kalendářnímu roku, v němž příslušná zdravotní pojišťovna stanoví pravděpodobnou výši pojistného. V roce 2010 činí všeobecný vyměřovací základ 23 709 Kč.

     Podle § 5 ZoPVZP odvádí zaměstnavatel část pojistného, které je povinen hradit za své zaměstnance, a současně odvádí i část pojistného, které je povinen hradit zaměstnanec, srážkou z jeho mzdy nebo platu, a to i bez souhlasu zaměstnance.

     Pokud je tedy zaměstnanci zúčtován zdanitelný příjem v nepeněžní formě, je nutné odvést zdravotní pojištění i za zaměstnance, ačkoliv nebylo možné pojistné ze mzdy zaměstnance srazit. V takovém případě musí zaměstnavatel srazit pojistné bez souhlasu zaměstnance nejdříve v měsíci, kdy má zúčtovaný příjem, z něhož je možné pojistné srazit.