Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Stravné při tuzemských pracovních cestách - zvýšené stravovací výdaje

10.2.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Stravné při tuzemských pracovních cestách – zvýšené stravovací výdaje

Jaroslava Pfeilerová

Pojem

Jednu z největších položek cestovních výdajů tvoří náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravné). Jedná se o paušální příspěvek, který slouží ke krytí zvýšených výdajů vznikajících zaměstnanci tím, že se na pracovní cestě stravuje v různých stravovacích zařízeních. Při stravování v těchto zařízeních (restauracích, jídelnách, vývařovnách apod.) vznikají zaměstnanci vyšší náklady, než by činily při stravování v domácnosti. Pro rok 2020 je výše stravného stanovena v závislosti na délce pracovní cesty vyhláškou MPSV č. 358/2019 Sb. následujícím způsobem:

1. Stravné pro podnikatelskou sféru je určeno pouze v minimální výši. Horní hranice stravného není žádným právním předpisem stanovena a záleží pouze na rozhodnutí zaměstnavatele, jakou částku zaměstnanci poskytne.

Tabulka 1

Časové pásmo trvání pracovní cesty
v jednom dni 
Minimální výše
stravného v Kč 
5 až 12 hodin  87
déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin  131
déle než 18 hodin  206

2. Pro zaměstnance zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře je vymezeno rozpětí, v jehož rámci může zaměstnavatel o výši stravného rozhodovat. Částky nad stanovený limit v této sféře nelze poskytovat.

Tabulka 2

Časové pásmo trvání pracovní cesty
v jednom dni 
Rozpětí stravnéhov Kč  
5 až 12 hodin  87 až 103
déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin  131 až 158
déle než 18 hodin  206 až 249

Zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře před vysláním zaměstnance na pracovní cestu v závislosti na délce trvání určí v rámci povoleného rozpětí náhradu stravného. Nárok na stravné zaměstnanec vykáže ve vyúčtování pracovní cesty a stravovací výdaje už žádným dokladem neprokazuje.

Stanovení stravného

Vedení organizace vypracovalo vnitřní směrnici k poskytování cestovních náhrad, ve které byly mimo jiné stanoveny sazby stravného, které zaměstnanec obdrží v závislosti na době trvání pracovní cesty platné pro rok 2020

Tabulka 3

Doba trvání pracovní cesty  Sazby stravného
stanovené organizací v Kč 
5 až 12 hodin  100
déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin  150
déle než 18 hodin  240

Organizace vyslala pracovnici mzdové účtárny paní Holou na pracovní cestu, která trvala od 7.00 do 17.00 hodin. Zaměstnavatel poskytl paní Holé stravné ve výši 100 Kč.

Nárok na stravné

Vedení školy vyslalo dvě učitelky se studenty na dvoudenní exkurzi. Po návratu z pracovní cesty vyúčtovaly učitelky nárok na stravné, které jim zaměstnavatel následně proplatil. Studenti nárok na cestovní náhrady (stravné) nemají, protože nemají uzavřen pracovní poměr a nevztahuje se na ně zákoník práce.

Dobrovolné stravné

Zákoník práce umožňuje zaměstnavatelům, kteří vyslali své zaměstnance na pracovní cestu kratší než 5 hodin a tím jim znemožnili stravovat se obvyklým způsobem, aby jim poskytli stravné do limitu stanoveného zákoníkem práce při pracovních cestách trvajících 5–12 hodin.

Poskytnutá částka je daňově účinným nákladem, který nepodléhá odvodům zákonného pojistného. V této souvislosti je však potřebné připomenout, že se ze strany zaměstnavatele jedná o dobrovolné plnění (zákoník práce stanoví pouze možnost, nikoliv povinnost toto plnění poskytovat). To znamená, že se zaměstnanci nemohou dobrovolného stravného domáhat.

Zaměstnanec nemocnice, který se obvykle stravoval v dietní jídelně, ve které jsou obědy vydávány v době od 11.00 do 13.00 hod., byl vyslán na pracovní cestu od 10.00 do 14.00 hodin. Pracovní cesta sice netrvala 5 hodin, ale zaměstnavatel zohlednil skutečnost, že se zaměstnanec nemohl stravovat jako obvykle v dietní jídelně, a poskytl mu dobrovolné stravné ve výši 87 Kč. Plnění nepodléhá dani z příjmů ze závislé činnosti a ani nevstupuje do vyměřovacích základů pro odvod povinného pojistného, z hlediska zaměstnavatele se jedná o daňově uznatelný náklad.

Snížení stravného

Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře v případě zajištění jídla, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, musí stravné snížit. Zaměstnavateli také není dána možnost snižovat stravné až o 70 % (resp. o 35 %, 25 %), ale stravné je nutné snížit vždy o celou zákonem stanovenou částku.

Tabulka 4

Časové pásmo trvání pracovní cesty
v jednom dni 
Snížení stravného za každé
bezplatně poskytnuté jídlo 
5 až 12 hodin  o 70 % 
déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin  o 35 % 
déle než 18 hodin  o 25 % 

Úprava pro podnikatelskou sféru při snižování stravného je obdobná s tím rozdílem, že zaměstnavatel může stravné krátit až o hodnotu:

  • 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta více než 18 hodin,

  • 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta 12–18 hodin,

  • 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5–12 hodin.

To znamená, že v podnikatelské sféře může být stravné kráceno i méně, ale cestovní náhrady nad rámec limitů stanovených pro nepodnikatelskou sféru budou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.

Zaměstnavatel v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře bude stravné snižovat pouze v případě, kdy je zaměstnanci zajištěno některé z hlavních denních jídel, tj. snídaně, oběd nebo večeře. To znamená, že stravné nelze krátit za občerstvení podávané např. při školeních, poradách nebo obchodních schůzkách.

Nárok na stravné

Zaměstnavatel ve vnitřní směrnici v souladu se zákoníkem práce stanovil následující postup při vyčíslení nároku zaměstnance na stravné podle doby délky trvání v jednom dni a také stanovil postup při snižování stravného:

Tabulka 5 – Výše stravného a snížení stravného

Délka pracovní cesty
v jednom dni 
Výše
stravného v Kč 
Snížení stravného za každé
bezplatně poskytnuté jídlo 
5–12 hod.  103 o 70 % 
déle než 12, maximálně 18 hodin  158 o 35 % 
déle než 18 hodin  246 o 25 % 

Zaměstnanec vykonal tuzemskou pracovní cestu – počátek dne 10. ledna v 16.00 hodin, konec dne 24. ledna v 15.00 hodin. První a poslední den pracovní cesty bylo zaměstnanci poskytnuto jedno hlavní denní jídlo, ostatní dny měl zaměstnanec bezplatně zajištěna všechna tři hlavní denní jídla.

Tabulka 6 – Výpočet

Datum  Délka
pracovní
cesty 
Sazba
stravného 
Snížení stravného  K výplatě
zaměstnanci 
10. 1.  8 hodin  103Kč  snížení o částku 72,10 Kč
(70 %) za
1 jídlo 
30,90 Kč 
11. 1. až
23. 11. 
13 dnů  – denní
stravné
246 Kč
– stravné
celkem
3 198 Kč
(13 x 246) 
– snížení za jeden den
o 184,50 Kč, tj. o 75 %
(3 x 25 %)
za 3 jídla
– snížení celkem za
13 dnů o částku
2 398,50 Kč
(13 x 184,50 ) 
799,50
(3 198 – 2 398,50) 
24. 1.  15 hodin  158 Kč  snížení o částku 55,30 Kč
(tj. 35 %)
za 1 jídlo 
102,70 Kč 
Celkem – zaokrouhleno  934

Občerstvení

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na školení, v jehož průběhu zaměstnanec obdržel kávu, chlebíček a minerálku. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci nebylo zajištěno žádné z hlavních denních jídel, není zaměstnavatel oprávněn krátit stravné.

Hlavní jídlo je součástí ceny za ubytování

Většina ubytovacích zařízení poskytuje ubytování včetně snídaně. To znamená, že zaměstnanci je poskytnuto hlavní denní jídlo a stravné by se mělo snížit.

V praxi se však můžeme setkat s celou řadou souvisejících komplikací, které je potřeba zohlednit. Např. v případech, kdy zaměstnanec nemůže ze zdravotních důvodů v hotelu podávanou snídani konzumovat nebo se podávání jídla z časového důvodu nemůže zúčastnit. V těchto případech je správné využít možnost stanovenou zákoníkem práce a stravné nekrátit.

Snídaně je součástí ceny za ubytování

Zaměstnanec vykonal podle pokynů zaměstnavatele dvoudenní pracovní cestu. Nedílnou součástí ceny za ubytování byla také snídaně, kterou ubytovací zařízení podávalo v době od 6.30 do 8.30 hodin. Zaměstnanec však musel z pracovních důvodů vyjet již v 5.30 hodin. Zaměstnavatel zohlednil skutečnost, že zaměstnanci nebyla snídaně poskytnuta, a stravné nesnížil.

Snížení stravného při zajištění stravy třetí osobou

Zaměstnavatel předem informoval zaměstnance, že jej v průběhu pracovní cesty pozve obchodní partner na oběd a z toho důvodu mu bude stravné sníženo o 35 % (pracovní cesta trvala 15 hodin). Postup není v rozporu se zákoníkem práce, neboť zaměstnavatel je oprávněn krátit stravné za poskytnuté jídlo, na které zaměstnanec finančně nepřispěl (krácení není podmíněno tím, že jídlo musí ze svých prostředků hradit pouze zaměstnavatel).

Doba, po kterou je zaměstnanci poskytováno stravné

Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci stravné po celou dobu trvání pracovní cesty. Pracovní cesta je v § 42 ZP definována jako doba od nástupu do ukončení pracovní cesty. Místo a čas počátku i konce pracovní cesty určuje zaměstnavatel. Poskytování stravného nelze vázat na vlastní výkon práce.

Nárok zaměstnance na stravné

Zaměstnavatel určil počátek i konec pracovní cesty v místě bydliště zaměstnance. Zaměstnanec vyjel v 7.00 hodin z místa bydliště na pracovní cestu, do místa výkonu práce dorazil v 10.00 hodin a určenou práci vykonával do 16.00 hodin. Pracovní cesta byla ukončena v místě bydliště ve 21.30 hodin. Doba trvání pracovní cesty rozhodná pro nárok zaměstnance na stravné 14,5 hodin (7.00 až 21.30 hod.).

S výjimkou níže uvedených případů nelze důvody pro neposkytnutí stravného rozšiřovat.

  • Zaměstnanci nenáleží stravné po dobu návštěvy člena rodiny a po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance. V těchto případech je obvykle stanoveno, že doba poskytování stravného končí ukončením výkonu práce a opět bude poskytováno současně s opětovným začátkem výkonu práce. Zákoník práce připouští, aby byl dohodnut i jiný postup.

  • Zaměstnanci nenáleží stravné při vyslání na pracovní cestu do místa jeho bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. V těchto případech přísluší zaměstnanci stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě.

Pracovní cesta, která spadá do dvou kalendářních dnů

Při poskytování cestovních náhrad platí obecné pravidlo, že se pro účely stanovení náhrady stravného posuzuje každá pracovní cesta a také každý den pracovní cesty samostatně. Zákoník práce však stanoví výjimku a umožňuje sčítání doby dvoudenních pracovních cest. Uvedený postup je však možné využít pouze v případech, kdy je to pro zaměstnance výhodnější. Tato možnost se týká výhradně dvoudenní pracovní cesty, nelze sčítat doby trvání pracovní cesty, která trvá více dnů.

Pracovní cesta spadá do dvou dnů

  • Pracovní cesta začala 7. října ve 20.00 hodin a ukončena byla 8. října ve 3.00 hodiny. První den trvala pracovní cesta 4 hodiny, druhý den 3 hodiny. Pro zaměstnance je výhodné dobu trvání cesty ve dvou dnech sečíst, protože mu tak vznikne nárok na stravné v prvním časovém pásmu.

  • Pracovní cesta začala 7. října v 10.00 hodin a ukončena byla 8. října v 10.00 hodin. První den trvala pracovní cesta 14 hodin, druhý den 10 hodin. Pro zaměstnance je výhodnější posoudit oba dny samostatně, neboť mu v obou dnech vznikne nárok na stravné v prvním časovém pásmu.

  • Pracovní cesta začala dne 7. října v 8.00 hodin a byla ukončena dne 9. října ve 4.00 hodin. Vzhledem k tomu, že se jedná o třídenní pracovní cestu (přes dvě půlnoci), nelze pro účely stravného dobu trvání cesty v jednotlivých dnech sčítat.

Více tuzemských pracovních cest vykonaných v jednom dni

Při poskytování stravného musíme vycházet ze zásady, že každou pracovní cestu posuzujeme samostatně, a to i v případě více pracovních cest vykonaných v jednom dni.

Více krátkých pracovních cest v jednom dni

Zaměstnanec vykonal během jednoho dne tři krátké pracovní cesty. Podle pokynů zaměstnavatele vyjel z místa pravidelného pracoviště do místa, kde měl vykonat práci, a následně se opět vrátil do místa pravidelného pracoviště:

  • I. cesta: od 7.30 do 9.30 hod., tj. 2 hodiny,

  • II. cesta: od 11.00 do 12.30 hod., tj. 1,5 hodiny,

  • III. cesta: od 13.30 do 16.30 hod., tj. 3 hodiny.

Protože žádná pracovní cesta netrvala 5 hodin, nemá zaměstnanec nárok na stravné.

Více pracovních cest v jednom dni

Zaměstnanec vykonal během jednoho den dvě pracovní cesty. Podle pokynů zaměstnavatele vyjel z místa pravidelného pracoviště do místa, kde měl vykonat práci a následně se opět vrátil do místa pravidelného pracoviště:

  • I. cesta: od 6.00 do 11.30 hod., tj. 5,5 hodiny,

  • II. cesta: od 14.00 do 20.30 hod., tj. 6,5 hodiny.

Zaměstnavatel ve vnitřní směrnici určil pro pracovní cesty v délce 5–12 hodin stravné v minimální částce stanovené vyhláškou MPSV, tj. ve výši 87 Kč. Zaměstnanec vykonal během jednoho dne dvě samostatné pracovní cesty a náleží mu stravné maximálně ve výši 174 Kč (2 x 87Kč).

Poskytování stravného v souvislosti se vzděláváním zaměstnanců

Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci cestovní náhrady, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce.

1. V souladu se zákoníkem práce se za výkon práce považuje:

  • zaškolení a zaučení,

  • odborná praxe,

  • prohlubování kvalifikace.

2. Zvyšování kvalifikace se nepovažuje za výkon práce, ale za překážku v práci na straně zaměstnance, za kterou mu přísluší náhrada mzdy nebo platu.

Z uvedených skutečností vyplývá, že zaměstnavatel je povinen zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady, které mu vzniknou při výkonu práce. Tyto cestovní náhrady nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti zaměstnance.

Vzhledem k tomu, že zvyšování kvalifikace se nepovažuje za výkon práce, nemá zaměstnanec nárok na cestovní náhrady. Pokud zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady vyplácí, podléhají dani z příjmů ze závislé činnosti.

Prohlubování kvalifikace

Ředitel školy vyslal účetní od 7.00 do 15.30 hod. na školení o změnách v zákoně o daních z příjmů. Pracovnici vznikl nárok na stravné. Cestovní náhrady byly poskytnuty v souvislosti s prohlubováním kvalifikace a nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.

Poskytování více jídel při krátké pracovní cestě

Zaměstnanci nepřísluší stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

  • 5–12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,

  • 12–18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Teambuilding

Celá řada zaměstnavatelů s odvoláním na snahu zlepšit pracovní výkony zaměstnanců pořádá tzv. teambuildingy. Pro daňové posouzení není rozhodující, jak je příslušná akce zaměstnavatele označena, ale jaký je její skutečný obsah. Pokud bude zaměstnavatel zaměstnancům poskytovat cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce, měl by být schopen správci daně prokázat, že aktivity provozované v rámci teambuildingu vedly k prohloubení vzájemných vztahů, spolupráce a vazeb mezi zaměstnanci, případně že je možné danou akci označit za prohlubování kvalifikace ve smyslu § 230 ZP.

Zaměstnavatel vyslal své zaměstnance od 2. května – 10.00 hodin (pátek) do 3. května – 15.00 hodin (sobota)na pracovní cestu. Součástí akce byly přednášky vedoucích manažerů o nové strategii firmy, volejbalový a tenisový turnaj a také seminář psychologa, který se zabýval mezilidskými vztahy. Zaměstnancům bylo bezplatně poskytnuto stravování:

  • dne 2. května oběd a večeře,

  • dne 3. května snídaně a oběd.

Celková kalkulace jídla poskytnutého v rámci teambuildingu připadající na jednoho zaměstnance činila 350 Kč.

Zaměstnavatel v průběhu daňové kontroly správci daně prokázal, že celá akce byla pořádána za účelem prohloubení vzájemných