NahoruSpisový a skartační řád Název školy dle
zřizovací listiny (dále jen škola")
Čl.
1
Úvodní
ustanovení
1. Spisový a skartační řád
je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby.
2. Účelem spisového a
skartačního řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit
manipulaci s dokumenty a zajistit jejich jednotnou evidenci tak, aby podávala přesný
a ucelený přehled o všech dokumentech úřední povahy vzešlých z činnosti školy
nebo školou přijatých.
3. Nedílnou součástí
spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam
typů dokumentů rozdělených do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky,
skartačními znaky a skartačními lhůtami.
4. Tento spisový a skartační
řád je závazný pro všechny zaměstnance školy.
Čl.
2
Všeobecná
ustanovení
1. Spisovou službou se
rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, rozdělováním, oběhem,
vyhotovováním, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním
dokumentů ve skartačním řízení.
2. Spisová služba se řídí:
- zákonem
č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v
platném znění;
- vyhláškou
č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby;
- zákonem
č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění;
- zákonem
č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění;
- vyhláškou
č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách;
- seznamem
povinné dokumentace škol a školských zařízení.
Čl.
3
Základní
pojmy
1. Dokumentem se
pro účely tohoto řádu rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický
nebo jiný záznam vzniklý z činnosti školy bez ohledu na způsob jeho vyhotovení
v podobě analogové či digitální (papírový dokument, foto, mikrofilm, mapa,
plán, zvukové a obrazové záznamy, technická a stavební dokumentace apod.). Za
dokument vzniklý z činnosti školy se považuje rovněž dokument, který byl škole
doručen nebo jinak předán.
2. Archiválie je
takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu a trvalé
hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým
nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému chování a byl
vzat do evidence archiválií.
3. Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z
činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci,
rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání
a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.
4. Spis tvoří veškeré
dokumenty vniklé při úředním jednání k jedné věci.
5. Spisové znaky jsou označení, která zařazují dokumenty do věcných skupin pro účely jejich
budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.
6. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež
budou nadále nepotřebné pro činnost školy, a při kterém příslušný archiv
provádí výběr archiválií. Skartační řízení se provede v kalendářním roce
následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Po dohodě s příslušným
archivem může být provedeno i později, pokud škola dokumenty potřebuje pro další
vlastní činnost.
7. Skartační lhůta je
doba, po kterou dokument zůstává uložen ve škole. Je určena číslicí za skartačním
znakem a počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo
uzavření spisu. Tato lhůta nesmí být zkracována. Po dohodě s příslušným
archivem může být výjimečně prodloužena.
8. Skartační znaky (A,
S, V) určují, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo:
- A - označuje dokumenty trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu;
- S - označuje dokumenty, které mohou být po uplynutí skartační lhůty a po vydání
skartačního povolení příslušným archivem zničeny;
- V - označuje dokumenty, které budou ve skartačním řízení posouzeny a rozděleny
mezi dokumenty se skartačním znakem A" nebo mezi dokumenty se skartačním
znakem S".
9. Příruční
registratura slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost
původců. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku.
10. Spisovna je
místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce
a k provádění skartačního řízení. Dokumenty zde zůstávají uloženy do provedení
skartačního řízení.
11. Spisový řád je
vnitřní předpis, který stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a
skartační řízení.
12. Ukládacím archivem, do kterého jsou ukládány archiválie školy, je Název příslušného
archívu se sídlem...
Čl.
4
Zvláštní
ustanovení o dokumentech v digitální podobě
1. Není-li doručený dokument
v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou
nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce jej opatří kvalifikovaným časovým
razítkem.
2. Je-li doručený dokument
v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou
nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce
a) ověří platnost
uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového
razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového
certifikátu,
b) zaznamená údaje o
výsledku ověření podle písmena a) a uchová je spolu s doručeným dokumentem v
digitální podobě.
3. V případě dokumentů v
digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu
dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat
náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů
prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do
doby provedení výběru archiválií.
4. Převádění dokumentu v
analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu
dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost
původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost
procesu převádění nebo změny formátu.
5. Připojení údajů, které
vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle odstavce 3 nebo při převedení či
změně formátu dokumentu podle odstavce 4 a které jsou pro uchování dokumentu
nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za porušení
obsahu dokumentu.
6. Před převedením
dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu
dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného
elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového
razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření
a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě
nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená
a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu.
7. Dokument v digitální
podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu
dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří určený původce
uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v
analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí
elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem.
8. Neprokáže-li se opak,
dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným
uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou
osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby
odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu
dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované
konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty
první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými
původci.
Čl.
5
Spisový
řád
Příjem dokumentů
1. Doručené dokumenty se přijímají
v místě k tomu určeném - v sekretariátu školy. V případě dokumentu předaného škole
mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně,
který se považuje za dokument doručený, zajistí škola jeho bezodkladné předání
podatelně nebo jeho bezodkladné zaevidování.
2. Podatelna je vybavena
zařízením umožňujícím příjem datových zpráv doručovaných na elektronické adresy
podatelny na přenosných nosičích dat nebo prostřednictvím datové schránky.
3. Adresa pro doručování
dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů
v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat je:
a) Adresa
podatelny (Ulice, Číslo, PSČ Město)
b) Úřední
hodiny podatelny:
c) Elektronická
adresa podatelny, která je adresou elektronické pošty: e-mail
d) Identifikátor
datové schránky: identifikátor
e) Přehled
dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých škola
přijímá dokumenty v digitální podobě: přehled
f) Přehled
technických nosičů dat, na kterých škola přijímá dokumenty v digitální podobě: přehled
g) Způsob
nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového
formátu:
Např.:
Bude osloven původce dokumentu a požádán o dodání správných podkladů apod.
h) Pokud byl u dokumentu
nebo počítačového programu zjištěn antivirovým programem kód, který je způsobilý
přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných školou
(dále škodlivý kód"), bude tento soubor nebo program izolován a neprodleně
předán specialistovi v oblasti IT k řešení.
i) Pokud bude škole doručen
neúplný nebo poškozený dokument, bude jeho původce neprodleně vyzván k jeho
doplnění.
4. Dokument v digitální
podobě se považuje za dodaný škole, je-li dostupný podatelně. Dokument v
digitální podobě je dostupný podatelně, pokud je ve formátu, ve kterém škola přijímá
dokumenty v digitální podobě, lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem,
neobsahuje-li škodlivý kód a v případě, že je k dodání užito přenosného
technického nosiče dat, na kterém škola přijímá dokumenty v digitální podobě.
5. Pokud je škole dodán
dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze
zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument v digitální podobě,
který není dostupný podatelně, a lze-li z nich určit odesílatele a jeho
kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí škola
odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění.
Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci ve spolupráci s odesílatelem vadu
dokumentu odstranit, škola dokument nezpracovává.
6. Dokument v analogové
podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky
vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal, škola
nezpracovává.
7. Škola zaznamená datum
doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě škola zaznamená rovněž
čas doručení dokumentu s přesností na sekundy; v případě dokumentu v analogové
podobě škola zaznamená čas doručení dokumentu, stanoví-li tak jiný právní předpis.
8. Pokud škola vykonává
spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby,
ukládá doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve
tvaru, ve kterém mu byla doručena.
9. Pokud škola vykonává
spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě
autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení do dokumentu v
analogové podobě. Škola uloží doručenou datovou zprávu ve tvaru, ve kterém mu
byla doručena, a uchová ji po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud
obsah dokumentu v ní obsaženého není spojen s výkonem práv a povinností, pro
jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě původce
uchová datovou zprávu po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění
práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.
10. Pokud škola vykonává
spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby,
zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí
dokumentů nebo jiným způsobem převedení do dokumentu v digitální podobě. Škola
uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v
digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě
jiným způsobem převedení; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou
konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu
nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a
povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v
takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem
pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.
11. Pokud je v adrese na
obálce doručené škole uvedeno nad názvem školy jméno, popřípadě jména, a příjmení
fyzické osoby, předá škola obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě,
neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že
obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné
označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené škole uvedeno
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem školy nebo vedle něj,
škola postupuje obvyklým postupem.
12. Škola ponechá obálku
dokumentu v analogové podobě u dokumentu, pokud
a) je
dokument v souladu s jiným právním předpisem doručován původci do vlastních
rukou,
b) je
to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl
škole doručen jiným způsobem,
c) údaje
na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele,
d) je
opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem
obdobného určení jako podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem
veřejnoprávního původce.
13. U doručené datové
zprávy podatelna zjišťuje, zda
a) datová
zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveřejněným
veřejnoprávním původcem,
b) je
datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým
podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen
kvalifikovaným časovým razítkem.
14. Škola ověří platnost
uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je
uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a
kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka
založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka.
Pokud škola
využívá pro své potřeby elektronický podpis, elektronickou značku a
kvalifikované časové razítko, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech,
popřípadě kvalifikovaných systémových certifikátech vydávaných akreditovanými
poskytovateli certifikačních služeb, stanoví postup ověřování jejich platnosti
ve spisovém řádu.
15. Pokud je škola schopna
z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna na
základě výsledků zjištění odesílateli potvrdí doručení datové zprávy škole. Součástí
zprávy o potvrzení doručení je
a) datum
a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy,
b) charakteristika
doručené datové zprávy umožňující její identifikaci,
Případné
další náležitosti, které škola stanoví ve spisovém řádu.
16. Škola uloží údaje o
výsledcích zjištění v elektronickém systému spisové služby. Pokud škola
vykonává spisovou službu v listinné podobě, opatří těmito údaji způsobem
stanoveným ve spisovém řádu dokument v analogové podobě, který vznikl převedením
doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.
17. Záznam o výsledku ověření
obsahuje alespoň
a) název
nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
b) údaj
o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas
jeho zneplatnění,
c) jméno,
popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu,
d) výsledek,
datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a
kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen,
uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na
kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového
razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost
certifikátů ověřována.
Označování dokumentů
1. Jednoznačný
identifikátor obsahuje zejména označení školy, popřípadě zkratku označení školy,
a alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s
dokumentem, který označuje.
2. Škola opatří doručený
dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený školou
jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky
elektronického systému spisové služby.
3. Škola
opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, nebo
dokument, který vznikl převedením bezodkladně po doručení nebo převedení
otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení
jako podací razítko. Pokud je škole předán dokument v analogové podobě mimo
podatelnu nebo pokud je dokument vytvořen z podání nebo podnětu učiněného ústně,
opatří ho škola zpravidla v den doručení nebo vytvoření otiskem podacího
razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako
podací razítko.
4. Vyplněný otisk podacího
razítka nebo technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko
obsahuje
a) název
školy,
b) datum
doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení,
c) číslo
jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
d) počet
listů dokumentu,
e) počet
listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků
listinných příloh dokumentu,
f) počet
a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.
5. Škola zachová při převedení
dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě při změně datového
formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální
podobě do dokumentu v analogové podobě označení převáděného dokumentu i pro
dokument vzniklý převedením.
6. Pokud
škola vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence
dokumentů se provádí současně.
Evidence dokumentů
1. Pokud doručené
dokumenty, které byly označeny jednoznačným identifikátorem, a dokumenty, které
byly vytvořeny školou, podléhají evidenci,
evidují se v evidencích dokumentů.
2. Základní evidenční pomůckou
spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové
služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou pro
vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Evidence dokumentů
vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí být v
souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Škola uvede ve spisovém řádu
výčet všech užívaných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy na
evidence dokumentů v listinné podobě a evidence dokumentů v elektronické podobě.
3. Zvláštní evidence je
vedena pro následující dokumenty:
- třídní
výkazy a katalogové listy;
- třídní
knihy;
- přehled
výchovně vzdělávací práce;
- rozvrhy
hodin;
- knihy
zápisů pedagogických porad;
- vysvědčení;
- knihy
úrazů;
- knihy
stížností;
- účetní
knihy (např. knihy faktur, pokladní knihy);
- účetní
agenda (např. účetní a pokladní doklady, podklady pro mzdy, mzdové sestavy,
mzdové listy apod.);
- daňová
a pojistná agenda (např. DPH, silniční daň, soc. a zdrav. pojištění, roční zúčtování
daně);
4. Pokud se při zapisování
do evidence dokumentů používají zkratky, škola v evidenci dokumentů uvede
jejich seznam s vysvětlivkami.
5. Podací deník je kniha
vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního
původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech
listů; škola ho zabezpečí proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému
nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i
proti jinému zneužití. Škola provádí zápisy v podacím deníku srozumitelně, přehledně,
čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost; chybný zápis škola škrtne způsobem
zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby škola
doplní chybný zápis správným zápisem. U provedené opravy škola zabezpečí
uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby,
která opravu provedla.
6. Škola vede o dokumentu
v podacím deníku tyto údaje
a) pořadové číslo
dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen pořadové číslo"),
b) datum doručení
dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž
čas jeho doručení nebo datum vytvoření dokumentu školou; datem vytvoření
dokumentu školou se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů,
c) údaje o odesílateli v
rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném
rejstříku; jde-li o dokument vytvořený školou, uvede se slovo Vlastní",
d) identifikace
dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen,
e) počet
listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v
listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální
podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
f) stručný
obsah dokumentu (předmět, věc),
g) označení
organizační součásti školy, které byl
dokument přidělen k vyřízení; pokud je školou určena k vyřízení dokumentu fyzická
osoba, uvede škola současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
h) způsob
vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o
adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet listů
dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v
listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální
podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
i) spisový
znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační
lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti,
kterou škola stanoví jako spouštěcí událost.
7. Škola vede o dokumentu
v elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v bodě 6. dále
a) jednoznačný
identifikátor dokumentu,
b) informaci
o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,
c) záznam o provedení výběru
archiválií,
d) identifikátor
dokumentu uloženého v digitálním archivu.
8. Pořadová čísla tvoří číselnou
řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po
sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového
období, které škola stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále
jen určené časové období"), a to před zahájením určeného časového období.
Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové
služby neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího
dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového
období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do
následujícího určeného časového období. V podacím deníku škola prázdné řádky
pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu
provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se
uvede ve tvaru Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....". Škola dále zabezpečí připojení jména, popřípadě
jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením evidence dokumentů v
listinné podobě k záznamu.
8. Pokud je dokument
zaevidován školou v jedné evidenci dokumentů a poté evidenčně převeden do jiné
evidence, škola původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování
dokumentu včetně uvedené nového evidenčního čísla dokumentu.
9. Dojde-li
ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození
nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v
digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená škola
tuto skutečnost do evidence dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu nebo
evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla
ztráta, poškození nebo zničení řešena.
10. Dokumenty, které nemají
úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů.
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
1. Dokument zaevidovaný v
elektronickém systému spisové služby nebo v podacím deníku označuje škola číslem
jednacím. Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení školy, pořadové
číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok,
popřípadě označení nebo zkratku označení organizační součásti školy nebo jiné
znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li škola
dokument ve sběrném archu, obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu
dokumentu ve sběrném archu.
2. Škola přidělí dokumentu
evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné
evidence dokumentů; strukturu evidenčního čísla stanoví škola ve spisovém řádu.
Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat minimálně
podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.
3. Pokud škola k jednomu
doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, může ho připojit k
doručenému dokumentu a označit ho stejným číslem jednacím nebo stejným evidenčním
číslem ze samostatné evidence dokumentů jako doručený dokument.
Tvorba spisu
1. Škola vytváří spis
spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.
2. Pokud škola vytváří spis
spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů nebo
samostatné evidenci dokumentů a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo
ze samostatné evidence dokumentů. Škola poznamená v evidenci dokumentů nebo
samostatné evidenci dokumentů u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné
odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími
nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů.
3. Pokud škola vytváří spis
pomocí sběrného archu, zaznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci
dokumentů evidenční údaje o spisu a iniciační dokument zaeviduje ve sběrném
archu. Škola doplní v iniciačním dokumentu za číslo jednací pomlčku nebo
lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu za původní číslo jednací
doplní pomlčku nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí zápisu
dokumentu ve sběrném archu, ve kterém je dokument zaevidován. Škola vede ve sběrném
archu údaje podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, a další údaje,
které jsou vyplněné v podacím razítku, popřípadě v technologickém prostředku
obdobného určení jako podací razítko.
4. Vyžaduje-li to jiný
právní předpis nebo to z jiných důvodů považuje škola za účelné, označí spis
spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je
a) číslo jednací sběrného
archu, iniciačního nebo jiného, veřejnoprávním původcem určeného dokumentu vloženého
ve spisu, nebo
b) jiné označení.
5. Součástí vyřízeného
spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení.
6. Škola uspořádá dokumenty
v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných
případech může škola dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové
uspořádání stanoví škola ve spisovém řádu.
Škola uvede
způsob tvorby spisu ve spisovém řádu.
Rozdělování a oběh dokumentů
1. Podatelna provede rozdělení
dokumentů mezi organizační součásti školy, popřípadě fyzické osoby určené k
jejich vyřízení bezodkladně po jejich zaevidování. Škola stanoví způsob rozdělování
doručených dokumentů ve spisovém řádu.
Pověřená
osoba - sekretářka, zástupce ředitele školy ...
2. Škola zajistí oběh
dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a
spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon provedly, a určit
datum, kdy byly úkony provedeny.
Vyřizování dokumentů
1. Dokument, popřípadě spis vyřizuje fyzická osoba pověřená školou podle
pokynů ředitele školy. V případě Název školy dle zřizovací listiny je to XXXX.
2. Škola vyřídí dokument,
popřípadě spis
a) dokumentem,
b) postoupením,
c) vzetím
na vědomí,
d) záznamem
na dokumentu,
e) dalšími
způsoby, které stanoví škola ve spisovém řádu.
4. Škola zaznamená v příslušné
evidenci dokumentů způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu a údaje
identifikující adresáta vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen
spolu s jiným dokumentem, škola uvede tuto skutečnost v evidenci dokumentů.
5. Škola přidělí dokumentu
nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního
plánu účinného v době vyřízení dokumentu. U dokumentů stejného druhu zařazených
ve spisu může škola převzít spisový znak a skartační režim ze spisu. Škola přidělí
spisu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle
spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení
Vyhotovování dokumentů
1. Dokument vyhotovený školou
a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, adresa sídla
nebo jiná adresa školy a číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné
evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument škola uvede také číslo
jednací odesílatele dokumentu, který byl škole doručen k vyřízení, popřípadě
evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je
obsahuje.
2. Škola na jí vyhotoveném
dokumentu určeném k odeslání dále vyznačí:
a) datum podpisu
dokumentu,
b) počet listů, jde-li o
dokument v analogové podobě,
c) počet…