Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Externí vedení mzdové agendy

14.4.2009, , Zdroj: Verlag Dashöfer

     Zaměstnavatel může mzdovou agendu, včetně výpočtu daně z příjmu, odvodu pojistného na zdravotní a sociální pojištění, zpracovávat sám prostřednictvím svých zaměstnanců, které k tomuto účelu zaměstnává, ale nebrání mu nic ani v tom zajišťovat prostřednictvím jiné právnické nebo fyzické osoby, se kterou sjedná obchodní smlouvu podle obchodního zákoníku. Pouze pro případ, že zaměstnavatel bude tuto činnost zajišťovat prostřednictvím jiné fyzické osoby, musí dbát na to, aby jejich vztah nebyl zastřeným pracovněprávním vztahem a aby při výkonu této činnosti nešlo o závislou práci.

     Za závislou práci se považuje výkon práce, která je vykonávána ve vztahu nadřízenosti a podřízenosti zaměstnance a zaměstnavatele, podle pokynů zaměstnavatele, jeho jménem, za mzdu, plat nebo odměnu za práci, v pracovní době nebo jinak stanovené nebo dohodnuté době, na pracovišti zaměstnavatele, případně na jiném dohodnutém místě, a to na náklady zaměstnavatele a na jeho odpovědnost. Jestliže by vztah mezi zaměstnavatelem a fyzickou osobou vykazoval tyto znaky závislé práce, musela by být tato činnost vykonávána v pracovněprávním vztahu, nikoliv ve vztahu obchodním.

     Při svěření této činnosti právnické osobě, která ji zpravidla zajišťuje svými zaměstnanci, které k tomu účelu zaměstnává v pracovněprávních vztazích, k zastřenému pracovněprávnímu vztahu nikdy dojít nemůže, a proto tyto pochybnosti nevznikají. Platí tak základní pravidlo, že zvolí-li zaměstnavatel pro zajištění této činností fyzickou osobu, musí být tato činnost zajišťována touto fyzickou osobou na její náklady a na její odpovědnost tak, aby byla jasně vymezena odlišnost tohoto vztahu od závislé práce. Bude tak splněna podmínka, že se jedná o faktický obchodněprávní vztah, nikoliv o zastřenou závislou práci.

ODPOVĚDNOST ZAMĚSTNAVATELE

     Zaměstnavatel i v případě, že mzdovou agendu zajišťuje prostřednictvím jiné právnické či fyzické osoby, je stále tím, kdo nese právní odpovědnost za správnost postupu, např. výpočtu daně z příjmu či odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, a je povinen prokázat i všem kontrolním orgánům, že tato činnost je vykonávána na základě právních předpisů a v jejich mezích. Z toho plyne i závěr, že dojde-li při výkonu této činnosti k pochybení, je primárně odpovědný zaměstnavatel. Zaměstnavatel totiž stále zůstává plátcem daně, je povinen odvádět pojistné na zdravotní i sociální pojištění za sebe i své zaměstnance, zaměstnancům je povinen za vykonanou práci vyplácet ve výplatních termínech mzdu či plat, náhradu mzdy či platu při překážkách v práci atd.

     Sjednaná smlouva s jinou právnickou nebo fyzickou osobou, která pro zaměstnavatele tuto činnost zajišťuje, znamená pouze to, že se může na této osobě domáhat náhrady škody, která mu z činnosti tohoto zajišťovatele mzdové agendy vzniká, samozřejmě za podmínek, že bude dána jeho odpovědnost. I z tohoto důvodu je výběr osoby, kterou zaměstnavatel pověří touto činností, významný, a ačkoliv bezprostředně nesouvisí s obsahem sjednávané smlouvy, je jedním z hlavních garantů správnosti zajišťované agendy. Při výběru osoby, která bude tuto činnost zajišťovat, musí zaměstnavatel zohlednit reference, které získá od jiných firem, vzdělání a zkušenosti osoby se zajišťováním této činnosti a sám musí posoudit její schopnost zajišťovat mzdovou agendu na odborné úrovni.

SMLOUVA PODLE OBCHODNÍHO ZÁKONÍKU

     Při sjednání smlouvy se postupuje podle obchodního zákoníku, protože jejím předmětem je činnost vyplývající z obchodní činnosti zaměstnavatele, a osoba, která ji bude podnikatelsky zajišťovat, musí mít k této činnosti příslušná živnostenská oprávnění. I zjištění a potvrzení této skutečnosti ze strany uvažované osoby, s níž bude sjednávána smlouva, je významné a zaměstnavatel by měl proto před sjednáním smlouvy vyžadovat doklady o tom, že je subjekt způsobilý k výkonu této činnosti a má k tomu všechna příslušná oprávnění.

     Zvláštní typ obchodní smlouvy pro výkon této činnosti obchodním zákoníkem upraven není, lze však přiměřeně obsahově použít buď smlouvu o dílo, která je upravena v § 536 až 566 obchodního zákoníku, případně je možné využít jen některá ustanovení z této právní úpravy, anebo, což je nejčastější, je možné tuto smlouvu uzavřít jako tzv. nepojmenovanou podle ustanovení § 269 odst. 2 obchodního zákoníku, protože účastníci mohou uzavřít i takovou smlouvu, která není obchodním zákoníkem upravena jako typová. Je zcela nepodstatné, jaký název (označení) se pro sjednávanou smlouvu použije. Nepojmenovaná smlouva z právního pohledu může být sjednávána i tak, že bude obsahovat ujednání z různých typových obchodních smluv, anebo pravidla budou sjednávána zcela samostatně. Bez ohledu na to, jaký model bude zvolen, nesmí zaměstnavatel na určitá ujednání zapomenout.

ÚČASTNÍCI SMLOUVY

     Z obecného pohledu může být jakákoliv smlouva sjednávána výhradně mezi účastníky, kteří mohou jako právní subjekty podle obchodního zákoníku vystupovat, mají způsobilost k právním úkonům a oprávnění k provozování činnosti, která je předmětem smlouvy. Podstatné pro vymezení smluvních stran je uvedení jejich přesného obchodního jména (firmy), sídla, identifikačního čísla včetně údaje, zda je osoba zapsána v obchodním rejstříku, u jakého soudu a pod jakým číslem.

     U právnické osoby musí být uvedeno, kdo za tuto právnickou osobu jedná, přičemž je zřejmé, že tato jednající osoba musí mít k tomu příslušné oprávnění. Bude-li se jednat o statutární orgán, bude toto oprávnění vyplývat z výpisu obchodního rejstříku, bude-li se jednat o jinou osobu, je vždy nutné požadovat, aby doložila, zda je oprávněna za právnickou osobu jednat.

PÍSEMNÁ FORMA

     Smlouva sjednávaná podle obchodního zákoníku nemusí být povinně písemná. Písemná forma se vyžaduje pouze u některých výslovně uvedených smluv nebo projeví-li jedna strana při jednání o uzavření smlouvy vůli, aby smlouva byla v písemné formě sjednávána. Přes tuto zákonnou úpravu by jakákoliv obchodní smlouva, která není omezena na jednotlivé plnění, z důvodu ochrany smluvních stran měla být sjednávána v písemné podobě. Ve většině případů se u smlouvy o zajištění mzdové agendy bude jednat o smlouvu nepojmenovanou, pro její platnost proto obchodní zákoník písemnou formu nevyžaduje, nicméně především s ohledem na předmět této smlouvy i to, že smlouva je sjednávána zpravidla na delší období, by písemná forma měla být pravidlem, včetně ujednání o písemné formě jejích změn či doplňků.

PŘEDMĚT SMLOUVY

     Předmět smlouvy je nejdůležitějším ujednáním, kdy je nutné přesně vymezit, co je jejím předmětem a v jakém rozsahu budou dané služby vykonávány. Zpravidla nedostačující bude pouze obecné označení „zajišťování mzdové či jiné agendy“. Toto označení vyjadřuje pouze určitý obecný předmět a ten musí být v ujednání přesně specifikován.

     S přesným vymezením předmětu smlouvy a vymezením okruhu požadovaného plnění souvisí také vymezení a stanovení způsobu předávání jednotlivých případů, dokladů, listin apod. Rozsah požadované činnosti může spočívat od jednotlivého poskytování poradenské či metodické činnosti až po celkové zpracovávání celé mzdové agendy, včetně výpočtu daní, odvodu pojistného na zdravotní a sociální pojištění. Způsob předávání podkladů bude proto záležet i na vymezeném předmětu smlouvy.

     Je zpravidla zvykem, že je ve smlouvě určen zaměstnanec zaměstnavatele a poskytovatele služeb, který bude na straně každé ze smluvních stran zajišťovat předávání informací. Podklady mohou být předávány různým způsobem, prostřednictvím doručovatele poštovní licence, mohou být zasílány různými messengery či kurýry, mohou být předávány jednotlivému zaměstnanci, ale mohou být také zasílány faxem, e-mailem apod. Je vhodné ve sjednávané smlouvě stanovit způsob předávání nejenom podkladů ze strany zaměstnavatele, ale i výsledků poskytovatelem této služby. Jestliže budou doklady a podklady předávány poskytovateli služby, mělo by být také dohodnuto, na jakou adresu budou doručovány a kde budou zpracovávány, protože v řadě případů není činnost poskytovatelem zajišťována v sídle právnické osoby nebo v místě, v němž fyzická osoba podniká. Smlouva by měla alespoň orientačně vymezit i určitý časový nebo věcný rozsah tohoto plnění, protože i když nebude tento rozsah ve smlouvě vymezen, je důležitý pro sjednání ceny za poskytovanou službu.

DOBA PLNĚNÍ

     Smlouva musí vymezit, od kdy začíná výkon sjednaného plnění; zpravidla nejčastějším způsobem je uvedení data. Může být sjednána na dobu určitou, ale také na dobu neurčitou. Je-li smlouva sjednávána na dobu neurčitou, anebo určitou, ale na delší období, je vždy nutné dohodnout způsob jejího ukončení. Každou smlouvu je možné ukončit dohodou smluvních stran. Ke způsobu tohoto ukončení není ani nutné uvádět bližší podmínky, protože zrušení smlouvy dohodou obou smluvních stran je možné kdykoliv, nicméně smlouva je zrušena pouze za podmínky, že se na tom shodně obě strany dohodnou. Proti vůli jedné ze smluvních stran jednostranným úkonem je však možné smlouvu ukončit za podmínek, které je nutné ve smlouvě sjednat. Způsob ukončení smlouvy je možné sjednat jakkoliv, nejčastěji se pro jednostranné ukončení smlouvy používá označení výpověď, nejlépe v písemné formě s tím, že vztah skončí po uplynutí různě dlouhé sjednané výpovědní doby. Pro výpověď mohou být stanoveny důvody, ale také nemusí, záleží výhradně na dohodě.

     U smluv o zajišťování mzdové agendy je vhodné především pro zaměstnavatele sjednat možnost ukončení této smlouvy okamžitě v případě, že bude závažným způsobem porušena některá povinnost ze strany poskytovatele služeb, která může spočívat např. i v tom, že bude nečinný, že povinnosti, které vyplývají z této smlouvy, nebude plnit v zákonem stanovených nebo dohodnutých termínech. Jak je shora uvedeno, za plnění povinností vyplývajících z právních předpisů ve vztahu k zaměstnanci, případně za plnění povinností vyplývajících ze sjednaného pracovního poměru, a to včetně povinností vyplývajících z navazujících právních předpisů, odpovídá vždy zaměstnavatel. Ten je primárně tím, na koho se budou obracet nejen zaměstnanci se žádostí o výplatu mzdy, pokud jim nebude poskytnuta nebo ji obdrží v nesprávné výši, ale bude kontrolován i ze strany příslušných kontrolních orgánů.

     Jestliže poskytovatel služby neplní povinnosti, které plnit má, může to pro zaměstnavatele znamenat možnost hrozící škody, které by měl předejít anebo ji okamžitě začít řešit. Poskytovatel služby zaměstnavateli odpovídá za vzniklou škodu, pokud k této škodě dojde buď zaviněným porušením povinností, nebo porušením povinnosti ze závazkového vztahu, nicméně zájmem zaměstnavatele by mělo být především to, aby tato škoda vůbec nevznikla, anebo nevznikala ve větším rozsahu. Jedním z možných způsobů může být i ukončení spolupráce a zvolení jiné formy zajišťování mzdové agendy. Je proto vhodné sjednat pro případ zásadních a závažných porušení povinností vyplývajících ze smlouvy ze strany poskytovatele…