Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Archivace dat

2.4.2013, Zdroj: Verlag Dashöfer

Archivace dat se provádí podle potřeb zaměstnavatele, tj. u některých dokladů pravidelně měsíčně, u jiných až po skončení kalendářního roku.

Doklady a dokumenty, se kterými zaměstnavatel pracuje nebo se podle nich řídí, se musí archivovat. Doba archivace se u jednotlivých druhů dokladů liší (3 až 30 let). Liší se také právní normy, které upravují, jak dlouho by měl být daný doklad uchováván. A liší se i archivační povinnosti v závislosti na podnikatelském subjektu.

Archivace dat se tedy provádí podle potřeb zaměstnavatele, tj. u některých dokladů pravidelně měsíčně, u jiných až po skončení kalendářního roku. Po skončení kalendářního roku je nutné provést archivaci dokumentů vždy, a to v souladu s právními předpisy, které upravují archivační lhůty pro jednotlivé doklady.

Doklady týkající se pojistného na zdravotní pojištění, sociální zabezpečení, nemocenského pojištění a daní jsou posuzovány jako účetní doklady, na které se vztahuje zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů.  Dle § 31 tohoto zákona jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví:

  1. účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
  2. účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
  3. účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; forma vedení účetnictví může být písemná, technická nebo smíšená.

Výše uvedené lhůty jsou upraveny pouze pro účely vedení účetnictví, pokud mají účetní záznamy také jiný význam (např. uchovávání dokladů pro mzdové účely, pro daňové účely, pro účely reklamací a případných soudních sporů atd.), mohou být lhůty jiné, zpravidla i delší.

Nejdelší z těchto lhůt se týká mzdových listů nebo účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, a to po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Pro oblast nemocenského pojištění je pro úschovu souvisejících dokladů stanovena lhůta 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.

Každá účetní jednotka by vnitřní směrnicí pro archivaci měla stanovit konkrétní pravidla, vymezit odpovědnost jednotlivých osob a stanovit podmínky pro archivaci účetních záznamů.

Podle ustanovení § 22c zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, jsou  plátci pojistného povinni uchovávat účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Obdobně je